ЛЕКЦИЯ 5. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Организационные документы

2. Распорядительные документы

3. Справочно-информационные документы

1. Организационные документы

Организационные документы (иногда их называют организацион­но-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать орга­низацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обя­занностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации;

положения о структурных подразделениях организации, коллегиаль­ных и совещательных органах;

регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

структура и штатная численность; штатное расписание;

инструкции по определенным направлениям деятельности;

должностные инструкции работников;

памятки.

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные докумен­ты реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указа­нием конкретного вида.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы имеют, как правило, сложную структу­ру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих соб­ственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организа­ционных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (на­пример, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.

Для разработки конкретных документов в организации привлекаются наиболее квалифицированные специалисты и руководители структур­ных подразделений.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изме­нений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельнос­ти организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые органи­зационные документы, которые проходят установленный порядок со­гласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обус­ловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вно­сятся приказом этого руководителя.

К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение.

В тексте учредительных документов должно содержаться: наименование юридического лица, содержащее указание на его орга­низационно-правовую форму; наименования некоммерческих органи­заций, а также унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях других коммерческих организаций должны содержать указа­ние на характер деятельности юридического лица;

место нахождения юридического лица, которое определяется мес­том его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не установлено иное;

предмет и цели деятельности юридического лица (для некоммерчес­ких и унитарных предприятий);

порядок управления деятельностью юридического лица; другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное в соответствии с ГК РФ одним учреди­телем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридичес­кое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором определяются условия и порядок распределения между участ­никами прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Устав - правовой акт, определяющий порядок образования, ком­петенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организа­ции, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, пред­приятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть еди­ной для всех учреждений, организаций и предприятий. Структура тек­ста устава государственного предприятия будет отличаться от струк­туры текста устава среднего специального учебного заведения (ССУЗа)

Устав негосударственного предприятия будет содержать дополни­тельные разделы текста, в которых найдет отражение специфика его организации и деятельности. Таким образом, в зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть включены и другие све­дения.

Особеннос­тью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава.

Отметка о регистрации устава, проставляемая на титульном листе, включает:

наименование органа, осуществляющего государственную регист­рацию создаваемых юридических лиц;

дату регистрации;

государственный регистрационный номер.

Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Устав может также регулировать определенную сферу государствен­ной деятельности, работу железнодорожного транспорта, внутреннего водного транспорта, воинскую службу и др.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных под­разделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании кото­рого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некото­рые другие).

представления; в каком порядке и кем рассматриваются воз­никающие разногласия.

Положение об организации оформляется на общем бланке органи­зации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати организации и утверждает­ся, как правило, распорядительным документом вышестоящей органи­зации. Изменения в положение об организации могут вноситься только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно классифици­ровать следующим образом:

положение о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет);

положения о временных органах (совещания, комиссии, советы

Характеристика содержания разделов положения приведена в гл. 6 на примере положения о службе документационного обеспечения уп­равления.

Отличия положения о структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре текста. Структура текста положе­ния о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положение об орга­низации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельнос­ти».В структуру текста положения о структурном подразделении также включается дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (ад­министративная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразде­лением своих обязанностей.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руко­водителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации. Типовая форма положе­ния о структурном подразделении приведена в прил. 15.

Положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, пед­совет) также носят нормативный характер и определяют состав, поря­док формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответствен­ность того или иного органа управления. Структура текста такого рода положений также нормативно не установлена. Однако, исходя из прак­тики работы и назначения данного вида документа, требований закона к организации деятельности коллегиальных органов управления, вы­рабатывается устойчивая структура текста положений о коллегиальных и совещательных органах управления.

Положение о временных органах (совещаниях, комиссиях, со­ветах). Данный документ создастся в случае необходимости на пе­риод действия такого органа. Структура текста нормативно не за­креплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит со­здание временного органа, и действует до прекращения деятельности этого органа.

Регламент работы - правовой акт, устанавливающий порядок дея­тельности руководства организации, коллегиального или совещатель­ного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в поло­жении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок пла­нирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний кол­легиального органа, доведения их до исполнителей.

Регламенты оформляются на общем бланке организации с указани­ем вида документа, утверждаются руководителем организации или ру­ководителем коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка - правовой акт, рег­ламентирующий организацию работы организации, взаимные обязан­ности работников и администрации, предоставление отпусков, коман­дирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласо­вываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руково­дителем организации.

Правила имеют унифицированную форму, а текст правил составля­ется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего трудового рас­порядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организа­ций, утвержденными постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. № 213 (в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству).

В негосударственных организациях наряду с Правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, в кото­ром отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и от­ветственность администрации и персонала, правила делового поведения (деловой этики) и др.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан.

Инструкции также разъясняют порядок применения законодатель­ных актов, распорядительных документов в той или иной области дея­тельности. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации разъясняет поря­док применения Государственной системы документационного обес­печения управления, государственных стандартов по оформлению до­кументов, Основных правил работы ведомственных архивов и др.

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указани­ем вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы (об­ласть деятельности), на которые распространяются требования инст­рукции.

Как правило, инструкция подписывается тем руководителем подраз­деления, в основные задачи которого входят вопросы (область деятель­ности), указанные в заголовке к инструкции. Инструкцию по делопро­изводству будет подписывать руководитель службы делопроизводства (документационного обеспечения управления), инструкцию по ведению бухгалтерского учета в организации - главный бухгалтер.

Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных струк­турных подразделений, юрисконсультом, заместителем руководителя, курирующим тот круг вопросов, которого касается содержание инструк­ции. Инструкции подлежат утверждению, и чаще всего оно осуществля­ется приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.

Инструкция - документ длительного пользования. Все изменения в инструкцию вводятся приказом руководителя, и действует она до ее отмены или утверждения новой инструкции.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организа­цией в целях регламентации организационно-правового положения ра­ботника, его обязанностей, прав, ответственности.

Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкрет­ная. Типовая должностная инструкция разрабатывается на должнос­ти, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости от того, в какой отрасли функционирует данная орга­низация. Например, может быть создана типовая должностная инст­рукция кассира. Однако наличие типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости разрабатывать конкретную долж­ностную инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписа­нием организации, а типовые инструкции могут служить основой для их разработки.

Должностная инструкция является фактическим описанием долж­ности, и она необходима для создания эффективных условий работы, выполнения штатным персоналом поставленных перед структурным подразделением целей и задач. Должностная инструкция как организа­ционный документ закрепляет организационно-правовое положение работника, является правовой основой для проведения аттестации ра­ботника, определения его ответственности, а также для решения трудо­вых споров, если они возникают между работником и администрацией.

Для главных специалистов могут быть разработаны должностные положения. Несмотря на различия в наименовании документа, его на­значение всегда одно и то же - регламентировать функции работника, его обязанности, права и ответственность на конкретном рабочем месте.

Должностная инструкция как любой официальный документ должна быть оформлена на общем бланке организации с указанием вида документа.

Должностная инструкция работника входит в УСОРД и имеет уни­фицированную форму.

Должностную инструкцию, как правило, утверждает заместитель руководителя, курирующий данное подразделение, или сам руководи­тель. Подписывает должностную инструкцию руководитель структур­ного подразделения. Визы согласования оформляют в установленном порядке, однако, учитывая характер данного документа, на нем долж­ны быть обязательно визы начальников кадровой и юридической служб и других лиц, связанных с работником при выполнении его функцио­нальных обязанностей.

При необходимости может оформляться и внешнее согласование грифом согласования, но это бывает крайне редко.

материальной, административной, уго­ловной - перечислить в должностной инструкции все случаи воз­никновения того или иного вида ответственности практически не­возможно. В дополнение к должностной инструкции может быть подписан другой документ, который будет более детально освещать данный аспект, например договор об индивидуальной материальной ответственности.

Раздел 6«Взаимоотношения (связи по должности)» описывает, с кем взаимодействует данный работник по всем направлениям своей деятельности: от кого получает информацию, в какой форме и в какие сроки; какую информацию, в каком виде, в какие сроки и кому он предоставляет; другие вопросы информационных взаимосвязей работ­ника со структурными подразделениями, лицами, организациями. Часто данный раздел оформляется в табличной форме как наиболее наглядной.

Типовая форма должностной инструкции приведена в прил. 18.

Памятка - документ, регламентирующий порядок работы по выде­ленному направлению деятельности организации.

Памятка не имеет унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается замести­телем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению. Например, памятка ра­ботнику о сохранении коммерческой тайны предприятия может быть включена в инструкцию по документационному обеспечению управле­ния отдельным разделом, освещающим порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна».

2. Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регули­ровать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организацион­но-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются орга­низационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации все­ми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; реше­ние; приказ; распоряжение; указание.

Распорядительные документы содержат юридически властные пред­писания субъектов исполнительной власти, адресатами которых явля­ются конкретные организации, структурные подразделения, должност­ные лица или работники. Эти предписания являются юридическими Документами, вызывающими возникновение конкретных администра­тивно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом плане рас­порядительные документы относятся к правовым актам.

Правовой акт - документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти или должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установлен­ной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетен- ции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.

К первой группе относятся документы, создаваемые в усло­виях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом управления). К ним относятся поста­новления, решения.

В условиях коллегиальности совместно обсуждаются наиболее важ­ные и сложные вопросы деятельности организации, отрасли и т.д. Решение, выраженное затем в форме распорядительного документа, также принимается совместно. На основе коллегиальности действу­ют федеральное правительство, представительные органы и прави­тельства субъектов Российской Федерации и органов местного само­управления, государственные комиссии и комитеты, коллегии мини­стерств и ведомств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители имеют право принимать единоличные решения по до­статочно узкому кругу вопросов и издавать в пределах своей компетен­ции другие виды распорядительных документов. Так, если Кабинет Ми­нистров РФ издает постановление, то Председатель Кабинета Мини­стров РФ - распоряжение.

Ко второй группе относятся документы, создаваемые в усло­виях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) долж­ностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдель­ных случаях руководителями других уровней - заместителями руково­дителя, руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, рас­поряжение, указание.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:

на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом Россий­ской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами фе­деральной исполнительной власти;

на уровне субъектов Российской Федерации - краев, областей, горо­дов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автоном­ных областей и округов, а также их территориальных образований;

в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных норма­тивных актов. Их можно разделить на три группы:

1)                 акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граж­дан Российской Федерации;

2)                 акты межведомственного характера;

3)                 акты, регулирующие отношения органов федеральной исполни­тельной власти с подведомственными учреждениями, организациями, предприятиями.

Оформление данных правовых актов регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003, а подготовка их осуществляется в соответствии с Пра­вилами подготовки нормативных правовых актов федеральных орга­нов исполнительной власти и государственной власти, утвержденны­ми постановлением Правительства Российской Федерации от 13 ав­густа 1997 г. № 1009.

Распорядительные документы могут быть документами длитель­ного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости отменять документ полнос­тью, и тогда в него могут быть внесены изменения и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распо­рядительного документа может быть приостановлено органами суда и прокуратуры.

Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (поста­новление, приказ и т. д.). Особенностью оформления распорядитель­ных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Ос­нованием для издания распорядительного документа может быть необ­ходимость:

организации исполнения принятых законодательных, нормативно- правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

осуществления собственной деятельности в соответствии с наделен­ными функциями и задачами.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единонача­лия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяет­ся от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».

В распорядительных документах, издаваемых на основе коллегиаль­ности, используется форма изложения текста от третьего лица един­ственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной гла­голами «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ».

В совместных распорядительных документах используется форма изложения текста от первого лица множественного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕ­ШИЛИ».

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некото­рыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительны­ми и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российс­кой Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиаль­ных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабиль­ных норм и правил.

Руководящие коллегиальные органы (президиум, советы и др.) так­же принимают постановления.

Структура текста постановления, как и у всех распорядительных документов, включает в себя две части.

Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Од­нако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постанов- ление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от рас­порядительной, например:

Правительство Москвы

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Распорядительная часть текста строится также по стандартной для всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каж­дом из которых содержится определенное поручение, назван исполни­тель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие до­кументы, как правило организационные (инструкции, положения и др.).

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща­тельными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Реше­ния издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, мето­дические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные доку­менты, принимаемые двумя и более органами, имеющими право изда­вать различные по форме распорядительные документы, т. е. действую­щие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдени­ем всех требований к оформлению распорядительных документов, из­ложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяю­щим вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕ­ШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления решения приведен в прил. 20.

Совместные решения (приказы, постановления) оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указыва­ется полное наименование всех организаций, издающих данный доку­мент. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИ­ЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных документах располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения табулятора, вторая - от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

Образец оформления совместного распорядительного документа (приказа) приведен в прил. 21.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организа­цией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга орга­низаций и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводи­мый до сведения подведомственных организаций, учреждений, пред­приятий.

Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух ви­дов:

по основной деятельности;

по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют: деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорга­низации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы.

Номер и дата приказа проставляются при регистрации после его подписания.

Система индексации приказов создается в каждой кадровой службе и зависит от принятых в организации правил регистрации и существу­ющего порядка формирования приказов по личному составу в дела, наличия хранения документов в электронной форме.

Заголовок приказа, как правило, должен отвечать на вопрос «о чем?»: «О вынесении дисциплинарного взыскания» - или же, если приказ свод­ный, - «По личному составу».

В тексте приказа по личному составу, за исключением приказов о поощрениях или дисциплинарных взысканиях, отсутствует вводная часть, а распорядительная часть приказа начинается либо со слова, обо­значающего конкретное действие, например «ПРИНЯТЬ», либо, в слу­чае сводного приказа, с распорядительного слова «ПРИКАЗЫВАЮ», а затем с новой строки указывается конкретное действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» и т.д. - и пункты нумеруются. Данные слова в прика­зах пишутся прописными буквами и без кавычек.

Приказ подписывает руководитель, а ниже его подписи - на лице­вой стороне приказа - проставляется отметка об ознакомлении лиц, указанных в тексте, с приказом. Сотрудники проставляют личную под­пись и дату, расшифровка подписи необязательна. Работник кадровой службы должен проконтролировать правильность и своевременность проставления сотрудниками данной отметки. Согласно Трудовому ко­дексу РФ (ст. 68), например, приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудо­вого договора.

Руководитель подписывает только первый экземпляр приказа, ко­торый и будет являться его подлинником. Необходимое количество копий должно быть изготовлено и заверено работником кадровой служ­бы путем проставления реквизита «Отметка о заверении копии». Ко­пию приказа по личному составу допускается заверять печатью кад­ровой службы.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководи­телем коллегиального органа государственного управления в целях раз­решения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограничен­ный срок действия и касается узкого круга организаций и должност­ных лиц.

Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председа­тель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управ­ления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуж­дения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководи­тели предприятий, их заместители или главные специалисты, или руко­водители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и рас­порядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методичес­кого характера, а также по вопросам, связанным с организацией ис­пользования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

3. Справочно-информационные документы

Справочно-информационные документы содержат, как правило, те­кущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные доку­менты, выступая только в качестве основания для принятия управлен­ческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функ­ционирования этой системы. Существуют различные источники инфор­мации, необходимой для принятия управленческих решений, но груп­па справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:

служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - докумен­ты, обеспечивающие деловую переписку;

протокол;

докладную записку;

справку;

заявление, предложение, жалобу;

сводку, заключение, отзыв и др.

Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-ин- формационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифици­рованной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, харак­теристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.

Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо офор­мляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие доку­менты, как заявление, объяснительная записка, представление, харак­теристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом лис­те бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структу­рой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного-двух листов (служебные письма, телеграм­мы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).

Исключение составляют такие документы, как протоколы, за­ключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные докумен­ты имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).

Служебное письмо - обобщенное название различных по содержа­нию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напеча­танных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:

введение, в котором объясняются причины составления письма;

основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;

заключение, в котором формулируется основная цель письма.

В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их распо­ложения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа, например:

Просим предоставить данные об итогах приема на 2003/2004 учеб­ный год.

Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.

В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организа­цию письмо, должен быть заполнен реквизит 13 «Ссылка на регистра­ционный номер документа и дату документа». Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его замести­телями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.

Имеется много разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др. Разновидность письма опре­деляется содержанием текста. Некоторые разновидности служебных писем имеют особенности в оформлении.

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получате- лю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.

Телеграмма не входит в УСОРД, поэтому оформляется совершенно по-другому.

Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ. Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специаль­ных бланках.

Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получате­ля (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, адрес и наименование организации-отправителя, наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи, печать, дату.

Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее катего­рии: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.

Отметка о виде телеграммы указывает на особенности доставки те­леграммы: с уведомлением о вручении, с оплаченным ответом, с дос­тавкой в срок, указанный отправителем, и т. п.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препина­ния:

точка - ТЧК запятая - ЗПТ двоеточие - ДВТЧ кавычки - КВЧ скобки - СКБ номер - HP

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов.

В конце текста проставляется регистрационный номер телеграммы, затем указывается фамилия должностного лица, подписавшего теле­грамму (разрешается без указания должности и без инициалов). Эта часть телеграммы отделяется чертой, так как в нее входят тарифные слова, подлежащие оплате и передаче по телеграфу.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержа­нию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи тек­ста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (пе­чатается) получателем.

Обычно телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, при­глашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: наименование организации - автора телефонограммы; наименование должности и фамилии, имени и отчества сотрудника, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; наименование вида документа - телефонограмма; дата подписания телефонограммы;

регистрационный номер отправляемой телефонограммы;

текст;

подпись;

адресат, в который входит наименование организации, куда переда­ется телефонограмма (включая при необходимости должность и фами­лию того руководителя, кому адресована телефонограмма); фамилия того сотрудника, который принял телефонограмму; время принятия.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов. При этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывает­ся руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней при­лагается список организаций, по которым телефонограмма должна быть передана.

Следует проверять правильность записи повторным чтением теле­фонограммы в конце ее передачи.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей ап­паратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Поступившая телефо- нограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за ис­ключением подписи.

Образец оформления телефонограммы приведен в прил. 28.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседа­ниях коллегиальных органов.

От таких протоколов следует отличать протоколы, составляемые работником административных органов, органов охраны обществен­ного порядка, органов ГИБДД, протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора, а также протоколы договорного типа - прото­колы разногласий, протоколы согласования цены и др., - все эти виды протоколов не входят в УСОРД и оформляются не по требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии министерств и ведомств, муниципальных органов управления, ученых, технических, методичес­ких и других советов, собрания трудовых коллективов, собрания акци­онеров, заседания совета директоров, конференций, семинаров и др.).

Протоколы могут быть трех видов:

краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии доклад­чиков и выступающих, принятые решения;

полные - содержат кроме вопросов и решений краткую запись выс­туплений докладчиков и участников;

стенографические - весь ход заседания записывается подробно.

Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, маг­нитофонных и других записей, сделанных во время заседаний делопроиз­водственными работниками (секретарями, стенотрафистками) либо избран­ными на заседании секретариатами или секретарями.

Заголовком к тексту протокола является название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос, которые должны согласовываться с наименованием вида документа: «протокол заседания совета директоров», «протокол совещания у директора завода».

Основная часть текста состоит из разделов, соответствующих пунк­там повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУША­ЛИ - ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), которые печата­ются от «нулевого» положения табулятора прописными буквами, после которых ставится двоеточие. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика; если необходимо, то и название уч­реждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержа­ние выступления или доклада.

В тех случаях, когда текст доклада прилагается, после фамилии пи­шется «текст доклада прилагается».

Аналогично оформляются разделы «ВЫСТУПИЛИ» и «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Последний отделяется 2,0-4,0 интервалами. Текст решения печатают с абзаца, подразделяют (если это необходимо) на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами и печатают с абзаца каждый пункт. Если решением или одним из пунктов утверждается ка­кой-либо документ, то последний прилагается к протоколу. Стиль про­токольных решений - распорядительный, лаконичный, не допускаю­щий двойного толкования.

Если какой-либо из вопросов повестки дня на данном заседании не рассматривался, это должно быть зафиксировано в протоколе.

Протоколы всегда имеют две подписи - председателя и секретаря.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтвержда­ющий установленные факты и события (акты аварий, приема-передачи Дел, инвентаризации и т. д.).

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указываются основания для составления акта и лица, составляв­шие акт и присутствовавшие при этом. Акт может быть составлен по указанию вышестоящей организации, руководителя своей организации или на основании распорядительного документа. Этой части текста предшествует слово «основание», например: Основание: приказ дирек­тора техникума от 10.02.2000 № 15.

После слова «составлен» указывают наименование комиссии, дол­жности, фамилии, имена, отчества лиц, составивших акт. Если акт со­ставлен комиссией, первой указывается фамилия председателя, осталь­ные - в алфавитном порядке.

Кроме членов комиссии при составлении акта могут присутствовать другие лица, поэтому после перечисления членов комиссии пишется слово «присутствовали» и указываются в алфавитном порядке их дол­жности, инициалы и фамилии.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, ме­тоды и сроки проделанной работы, установленные факты, в отдельных случаях - выводы и предложения. Это - акты проверок, обследований, ревизий финансово-хозяйственной деятельности и т. д. Эту часть раз­решается оформлять в виде таблицы.

Акт подписывают все лица, участвовавшие в его составлении без указания должности. Первой проставляется подпись председателя, да­лее - членов комиссии, фамилии которых перечисляются в алфавитном порядке. Наименования должностей подписавших акт не указывают, и первую часть реквизита «Подпись» в акте проставляют следующим образом:

Председатель

Члены комиссии

Лицо, имеющее замечание по содержанию акта, подписывает его с указанием о своем несогласии и излагает свое мнение на отдель­ном листе, прилагаемом к акту. Некоторые акты имеют гриф утвер­ждения.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ного или вышестоящего учреждения, руководителю структурного под­разделения, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопро­са с выводами и предложениями составителя. Докладная записка со­здается как по инициативе составителя, так и на основе устного или письменного указания руководителя. С точки зрения содержания док­ладная записка может носить инициативный, информационный и от­четный характер.

Инициативная докладная записка - составляется с целью побудить адресат принять определенное решение.

Информационная докладная записка - информирует руководителя о ходе развития процесса, общий характер которого руководителю из­вестен. Информационные докладные записки отличаются регулярнос­тью их представления.

Отчетная докладная записка - должна информировать руководи­теля о завершении работы или о ходе выполнения указаний, планов и т.д.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке с указа­нием конкретного вида документа. Расположение и оформление рекви­зитов - по ГОСТ Р 6.30-2003.

Внутреннюю докладную записку составляют на чистом листе бума­ги, но указывают вид документа, дату, номер, место составления, заго­ловок к тексту, адресат.

Заголовок к тексту может включать дату или период времени, к ко­торому относятся сообщаемые в докладной записке сведения.

Текст состоит из двух частей.

В первой части текста излагаются факты, вызвавшие необходимость написания записки, во второй части - выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки подписывает составитель, внешние - руководитель учреждения.

Образец оформления докладной записки приведен в прил. 31.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки бывают личного и служебного характера. В справках лич­ного характера описываются или подтверждаются факты или собы­тия, касающиеся конкретного лица. В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Справка может быть внутренняя и внешняя. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида документа.

Справка должна иметь заголовок. Служебная справка может состо­ять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояс- нения и ссылки. Подписывает служебную справку руководитель струк­турного подразделения.

Образец оформления такой справки приведен в прил. 32.

Для личных справок используют трафаретные тексты. Текст такой справки целесообразно начинать указанием в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, которому выдается справка. Не реко­мендуется использовать обороты типа: «выдана настоящая», «действи­тельно учится» и т. д. Не следует загромождать текст указанием орга­низации, куда будет представлена справка. Для этой цели необходимо использовать реквизит 15 «Адресат». Справка личного характера, со­держащая сведения финансового характера (размер оклада, стипендии), должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером. При не­обходимости она заверяется печатью. Образец оформления такой справ­ки приведен в прил. 13.

Заявление - это просьба о разрешении того или иного вопроса, ка­сающегося осуществления представленных работнику или граждани­ну прав: на труд, отдых и т. д.

Чаще всего заявления содержат просьбу личного характера, напри­мер заявления о приеме на работу, увольнении, предоставлении жилья и т. д.

Заявление подается и тогда, когда гражданин (граждане) хочет сооб­щить о тех или иных недостатках в работе каких-либо учреждений или должностных лиц, даже если эти недостатки не касаются его личных прав и интересов, охраняемых законом.

Заявление оформляется на чистом листе бумаги и подписывается составителем. Оформление реквизитов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные формы заявления приведены в Альбо­ме унифицированных форм.

Сводка - это документ, содержащий обобщенные сведения по како­му-либо вопросу.

В сводке содержится информация из различных источников по за­ранее установленным показателям (параметрам), связанным одной те­мой (сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

Сводка не имеет унифицированной формы, но при ее оформлении при­держиваются требований к оформлению реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003. Текст сводки, как правило, приводится в табличной форме. Сводка подпи­сывается составителем, а при ее направлении в другую организацию - ру­ководителем или заместителями руководителя.

Заключение, отзыв - документы, содержащие мнение, выводы орга­низации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение или отзыв составляют на проекты документов, научные работы и т. п.

Заключение не имеет унифицированной формы, однако принято дан­ный вид документа оформлять следующим образом.

1.                 Заключение составляется на чистом листе бумаги.

2.                 Заголовок должен содержать указание документа или вопроса, на который составлено заключение.

3.                 Текст состоит из двух частей: в первой части приводятся краткое изложение вопроса, анализ основных положений, общая оценка доку­мента или вопроса. Во второй - излагаются собственные предложения и замечания, которые приводятся по пунктам, нумеруемым арабскими цифрами.

4.                 Заключение подписывает специалист (или группа специалистов) - составитель документа. Если заключение отправляется за пределы орга­низации, то к нему составляется сопроводительное письмо за подпи­сью руководителя организации.

Перечень, список, номенклатура - документы, содержащие сис­тематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или других одноименных понятий, составленных в целях распространения на них определенных норм и требований.

Они могут оформляться на общем бланке с указанием конкретного вида документа (например, номенклатура). Заголовок согласуется с наи­менованием вида документа, например, «Перечень документов, подле­жащих передаче на государственное хранение», «Номенклатура дел на 2000 год».

Документы подписываются руководителем организации, их соста­вителями, утверждаются вышестоящей организацией или головной организацией в той отрасли (области деятельности), к которой отно­сится содержание документа.

Текст этих документов, как правило, приводится в табличной форме.

Порядок и форма составления перечней, номенклатур дел регламен­тируются ведомственными нормативными документами, методически­ми рекомендациями, инструкциями. Так, порядок и форма номенклату­ры дел - «систематизированного перечня заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном по- рядке»^[1] - регламентируются Основными правилами работы архивов организаций^[2].

Контрольные вопросы

1.       Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?

2.       Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?

3.       Когда распорядительные документы вступают в силу?

4.       Как различаются по сфере действия распорядительные документы?

5.       Что является основанием для издания распорядительного документа?

6.       Как строится текст распорядительного документа?

7.       Как оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?

8.       Какие органы принимают постановление?

9.       Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заго¬ловочной части бланка (реквизит 11)?

10.  В какой форме издаются совместные распорядительные документы?

11.  Какие бывают виды приказов?

12.  Чем отличается оформление приказа по личному составу?

13.  Кто имеет право подписи на приказах?

14.  Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных доку-ментов - указаниях и распоряжениях?

15.  По каким вопросам издаются распоряжение и указание?

16.  Какие документы относятся к организационным?

17.  В чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в органи¬зационных документах?

18.  Когда организационные документы приобретают юридическую силу?

19.  Как строится текст в организационных документах?

20.  Как долго действует организационный документ? Можно ли вносить из¬менения в текст организационного документа?

21.  Какие сведения должны содержаться в тексте учредительных до-кументов?

22.  С какой целью создаются типовые и примерные организационные до-кументы?

23.  Какова структура текста положения об организации?

24.  В чем состоит различие таких документов, как штатное расписание и структура и штатная численность?

25.  Почему должностная инструкция не составляется для категории служа-щих «руководители»? Что должно содержаться в тексте каждого раздела долж¬ностной инструкции?

26.  Как строится структура текста служебного письма?

27.  Каковы правила оформления телеграммы?

28.  В чем особенность оформления телефонограммы?

29.  Какие бывают виды протоколов и чем они отличаются друг от друга?

30.  Как оформляется вводная часть протокола?

31.  Сколько экземпляров акта составляется и сколько подписывается?

32.  Как оформляется внешняя докладная записка?

33.  В чем особенность оформления справки личного характера?

34.  Каковы стандартные правила оформления заключения?

35.  Чем регламентируется составление таких документов, как перечень, спи­сок, номенклатура?

36.  Имеет ли сводка унифицированную форму?

37.  Какие виды справочно-информационных документов оформляются на бланке конкретного вида документов?

38.  Какие виды справочно-информационных документов оформляются на чистом листе бумаги?

---

^[1]     ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 4, п. 75.

^[2]     Основные правила работы архивов организаций. — М., 2002.