ЛЕКЦИЯ 3. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, РЕКВИЗИТЫ И БЛАНКИ

1.Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие  Общие сведения о реквизитах, требования к их оформлению.
2.  Бланки документов, их виды.

1.Формуляр-образец организационно-распорядительного документа, его составляющие.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа - приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге форматов А4 и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле до­кумента почти всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависи­мости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Го­сударственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъек­та Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типо­графским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле - 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, над ним располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к пост­роению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен од­ному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки определены максималь­ное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определен­ном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждо­го реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каж­дого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 30, однако они не все присутствуют на любом виде орга­низационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служеб­ного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться мес­то расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в фор­муляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда оди­наково - на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении орга­низационно-распорядительных документов. В их состав входят:

1  - Государственный герб Российской Федерации;

2   - Герб субъекта Российской Федерации;

3   - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4   - Код организации;

5 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

7   - Код формы документа;

8 - Наименование организации;

9    - Справочные данные об организации;

10   - Наименование вида документа;

11   - Дата документа;

12   - Регистрационный номер документа;

13  - Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14  - Место составления или издания документа;

15  - Адресат;

16  - Гриф утверждения документа;

17  - Резолюция;

18  - Заголовок к тексту;

19  - Отметка о контроле;

20   - Текст документа;

21   - Отметка о наличии приложения;

22   - Подпись;

23   - Гриф согласования документа;

24   - Визы согласования документа;

25   - Оттиск печати;

26   - Отметка о заверении копии;

27   - Отметка об исполнителе;

28   - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29   - Отметка о поступлении документа в организацию;

30   - Идентификатор электронной копии документа.

Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению табулятора печатающего устрой­ства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

0 ..........1…………2…………3………..4………….5………….6…………7

   5 уд.          16 уд.       24 уд.      32 уд.         40 уд.         48 уд.        56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие рекви­зиты: наименование организации; справочные данные об организа­ции; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; второй гриф утверждения документа.

Первое положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе положение табулятора:

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

Третье положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); второй гриф со­гласования.

Шестое положение табулятора:

расшифровка подписи в реквизите 22 «Подпись»; расшифровка под­писи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе со­гласования.

Седьмое положение табулятора:

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме тек­ста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит из несколь­ких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстроч­ных интервала, например составные части реквизита 15 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изоб­ражать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об орга­низации, код организации, код формы документа (например, служебно­го письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата, регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 «От­метка о поступлении документа в организацию», 30 «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­полагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевает­ся до границы правого поля.

Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви­зита.

При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

2. Бланки документов, их виды

 Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа»^[1].

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при ис­пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаго­вым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк пись­ма; бланк конкретного вида документа. Бланки должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Общий бланк используют для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов орга­низации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01  - Государственный герб Российской Федерации;

02  - Герб субъекта Российской Федерации;

03  - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04  - Код организации;

08 - Наименование организации;

14  - Место составления или издания документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничи­тельные отметки в виде линий - для реквизитов:

11  - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа (для данного реквизита за­ранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих рекви­зитов:

15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно ука­зывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29  - Отметка о поступлении документа в организацию;

30   - Идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес­то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри­мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк­ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв­ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот­ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно­видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа при­ведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на ре- гистрационный номер и дату документа», столь необходимый при пе­реписке.

В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до­кумента».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование струк­турного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа­щей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствую­щий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и техно­логических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото­рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от­метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч­но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под­пись руководителя и печать организации. К макету должно быть со­ставлено сопроводительное письмо.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж­дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру­гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка на­личия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлага­ется на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инст­рукции по делопроизводству любой организации должен быть раз­дел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроиз­ведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации приведены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30­2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная си­стема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Контрольные вопросы к лекции

1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р 51141 - 98?

2.   Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3.   Что является основой для проектирования бланка документа?

4.    Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-2003?

5.   Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8.    Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображе­нием Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10.  Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка? Контрольные вопросы к лекции

11. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образца ОРД?

12.    Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

13.   Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

14. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образцом?

15. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизитов?

16.  Какие реквизиты относятся к постоянным?

17. Какие реквизиты являются обязательными?

18. Сколько существует способов оформления реквизитов?

19.Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

20. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

---

^[1] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 44.

ЛЕКЦИЯ 2. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, ИХ ПРИЗНАКИ.

1.     Признаки и структура документа

2.     Унификация и стандартизация документов.

3.     Унифицированные системы документации

1. Документ - это документированная на материальном носителе ин­формация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ явля­ется «сложным объектом, представляющим собой единство информа­ции и материального (вещественного) носителя»^[1]. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят атрибутивность, функцио­нальность, структурность.

Атрибутивность - это наличие в документе как в целостной систе­ме двух основных взаимосвязанных слагаемых, без которых он суще­ствовать не может: информационной и материальной. Информацион­ная слагаемая документа - это содержание (мысли, идеи), материаль­ная - это форма, которая служит для закрепления и передачи информации. Форма документа обычно рассматривается с точки зре­ния материала (носителя фиксированной информации).

Функциональность - это предназначенность документа для переда­чи во времени и в пространстве. О разнообразных функциях документа уже говорилось в предыдущей главе. Способность документа выпол­нять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источ­ник информации и как средство социальной документной коммуника­ции.

Структурность документа - это тесная взаимосвязь составляю­щих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т. е. сохранение основных свойств при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ об­ладает определенной структурой, а документы одного вида имеют ти­повую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определя­ется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть со­ответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения.

Охарактеризуем основные признаки документа.

1.  Наличие смыслового содержания. Содержание документа за­ключает в себе выделенную с определенной целью и/или по опреде­ленному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С нали­чием этой информации связаны определенные отношения или юри­дические последствия.

2.  Стабильная вещественная форма, которая обеспечивает дол­говременную сохранность документа, возможность многократного ис­пользования и перемещения информации в пространстве и во време­ни. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и органи­зационной формы структуры представления, зафиксированной на ма­териальном носителе информации (внутренняя форма). Таким обра­зом, форму документа можно определить как совокупность содержа­тельной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и распо­ложенных в определенном порядке и формате на материальном но­сителе.

3.  Предназначенность для использования в социальной комму­никации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

4.  Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например чер­новик, не может быть полноценным документом. Требование завер­шенности является относительным, так как существует ряд незавер­шенных сообщений, имеющих особое значение для научных иссле­дований.

Основные признаки документа, определяющие его родовое поня­тие, не только не исключают, но и предполагают дальнейшую класси­фикацию отдельных видов документов. При этом используются не толь­ко указанные основные признаки, но и признаки, выявляющие особен­ности их применения в общественных отношениях и отраслях права. Такими признаками считаются: назначение; доказательное значение (юридическая сила); время появления документа; стадии изготовле­ния; сроки действия; средства фиксации; вид деятельности; характер правоотношений; субъектность и т. д.

По назначению документ может быть подлинником, дубликатом, копией.

Подлинник (официального) документа - это «первый или единич­ный экземпляр официального документа»^[2].

Дубликат документа ~ это «повторный экземпляр подлинника до­кумента, имеющий юридическую силу»^[3].

Копия документа - это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы»^[4].

Под юридической силой документа понимается «свойство официаль­ного документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком офор- мления»^[5]. Юридическую силу копия приобретает только после ее заве­рения в соответствии с установленными правилами.

По юридической силе документы могут быть подлинными и под­ложными.

Подлинный документ - это «документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или вы­явленные иным путем, подтверждают достоверность его происхожде­ния»^[6].

Подложный документ (фальсифицированный) - это фальшивый до­кумент, изготовленный с соблюдением установленной формы; или под­линный документ с частично измененными реквизитами.

Документ может быть полностью фальсифицированным - это такой документ, в котором не соответствуют подлиннику ни его содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки: почерк, рисунки и т. п.

Документ может быть частично фальсифицированным. Это документ:

подлинный с точки зрения внешних признаков, но с искаженным содержанием (фальсификация содержания);

подлинный с точки зрения внешних признаков, но содержащий сло­ва или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или ре­дактировании и отсутствовавшие в оригинале (интерполяция содержа­ния);

подлинный с точки зрения содержания, авторства и времени созда­ния, но имеющий фальсифицированные внешние признаки (фальсифи­кация состава бланка).

По времени появления документов во внешней среде различают ори­гиналы и копии. Под оригиналом документа понимается подлинник документа, созданный в первый раз, представляющий собой, как пра­вило, единственный экземпляр документа. Повторные воспроизведе­ния подлинников в целях их размножения являются копиями.

В определенных управленческих ситуациях возникает необходи­мость создания «умноженных» оригиналов, т. е. оригиналов, составля­емых в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу (договоры, акты).

Таким образом, документы можно классифицировать по разным признакам.

Необходимо отметить, что пока не существует единой, общеприня­той классификации документов.

2. Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственно­сти, расширение экономических и культурных связей, активизация об­щественных процессов привели к резкому увеличению объемов инфор­мации, необходимой для управленческой деятельности. От ручной об­работки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX в., до механизированной, а затем и автоматизирован­ной - таким путем проходил процесс рационализации работы с доку­ментами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.

Основным направлением совершенствования работы с документа­ми является унификация и стандартизация. Под унификацией пони­мается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообра­зию^[7].

Унификация документов производится в целях сокращения количе­ства применяемых в управленческой деятельности документов, типи­зации их форм, установления единообразных требований к оформле­нию документов, создаваемых при решении однотипных управленчес­ких задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной со­вместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятель­ности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распо­рядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не вся­кой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (сис­тему) документов, характерных только для данной функции. Совокуп­ность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назна­чения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации^[8].

Системы документации могут быть функциональными и отрасле­выми. В отраслевых системах документации происходит документиро­вание соответствующих видов деятельности и отражение их специфи- ки. Например, в систему документов по образованию (общему, средне­му профессиональному, высшему, послевузовскому и т. п.) будут включе­ны документы, характеризующие особенности образовательной деятель­ности в зависимости от вида образовательной организации. Соотноше­ние функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организа­ции и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, ис­полнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации (ОРД).

Организационно-распорядительная документация, в которой фикси­руются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятель­ности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их под­разделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представ­ляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необхо­димо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

установление номенклатуры действующих в рамках системы уни­фицированных форм документов;

разработку единой модели (схемы) построения документов систе­мы с использованием, как правило, формуляра-образца;

разработку структур документов;

создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требова­ния к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уров­ня обязательной правовой формы-стандарта (или других документов по стандартизации).

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соот­ветствии с Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», под стандартизацией понимается де­ятельность по установлению правил и характеристик в целях их добро­вольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и по­вышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. Одной из целей стандартизации является достижение технической и инфор­мационной совместимости.

С принятием данного Закона изменилось само понятие «стандарт». Если раньше это был нормативный документ, то теперь Закон закрепил принцип добровольного применения стандартов, а на смену государ- ственным стандартам пришли национальные стандарты. Остались прежними другие документы по стандартизации - правила, нормы и рекомендации в области стандартизации, стандарты предприятий, а так­же общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автомати­зированную обработку данных, содержащихся в унифицированных до­кументах и системах документации (в настоящее время в стране разра­ботано 37 общероссийских классификаторов).

Однако государственные стандарты, принятые до 1 июля 2003 г., в том числе и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы докумен­тации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», продолжают действовать.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. № 316 «О мерах по реализации Федерального закона «"О техни­ческом регулировании"» Государственный комитет Российской Феде­рации по стандартизации и метрологии определен органом, уполномо­ченным исполнять функции национального органа Российской Феде­рации по стандартизации (Госстандарт России).

Национальные стандарты и общероссийские классификаторы тех­нико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистра­ции. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполно­моченные государственные органы управления в пределах их компетен­ции.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения)^[9], так и на уни­фицированные системы документации.

3. Унифицированная система документации (УСД - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содер­жащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности^[10].

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации;

унифицированная система банковской документации;

унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгал­терской документации бюджетных учреждений и организаций;

унифицированная система отчетно-статистической документации;

унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку­ментации предприятий;

унифицированная система документации по труду;

унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос­сийской Федерации;

унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответству­ющие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ яв­ляется ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифици­рованные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации^[11].

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления офи­циального документа^[12], например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, располо­женных в определенной последовательности, называется формуляром документа

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца доку­ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Фор­муляр-образец документа представляет собой «модель построения до­кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть форму­ляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы доку­ментов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы до­кументов, которым присваиваются коды в рамках данной системы.

Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее - документы), - постановления, рас­поряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фик­сируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулиро­вания деятельности:

федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наря­ду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от орга­низационно-правовой формы вида деятельности. Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению блан­ков с воспроизведением Государственного герба Российской Федера­ции, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположе­ния реквизитов организационно-распорядительного документа, т. е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизи­тов, образцы бланков документов.

Контрольные вопросы и задания к лекции

1.       Назовите основные свойства документа.

2.  Дайте определение атрибутивности (функциональности, структурности) документа.

3. Назовите основные признаки документа и дайте краткую характеристику каждого из них.

4.       Что такое юридическая сила документа?

5.     Дайте определение подлинника и дубликата документа.

6. Дайте определение копии документа. Когда копия документа приобрета­ет юридическую силу?

7.    Чем подлинный документ отличается от подложного?

8.   Что представляет собой документ, фальсифицированный полностью?

9.   Что представляет собой документ, фальсифицированный частично?

10.  Что представляет собой оригинал документа?

11.   Каковы основные цели унификации документов?

12.   Что учитывается при проведении унификации документов?

13.   Что понимается под системой документации?

14.   Какие бывают системы документации?

15.   В чем особенность УСОРД?

16. Что представляет собой стандарт и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

7.    Что входит в комплекс нормативных документов по стандартизации?

8. Кто разрабатывает и утверждает нормативные документы по стандарти­зации и кто осуществляет контроль и надзор за соблюдением их требований?

9. Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?

10.  Что понимается под реквизитом документа?

11.  Что определяет формуляр документа и чем отличается формуляр доку­мента от формуляра-образца?

12.  Каким нормативным документом регламентируется применение УСОРД?

13.  Что устанавливает основной стандарт на УСОРД?

14.  Какие приложения включены в ГОСТ Р 6.30-2003?

---

^[1] Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. — 4-е изд., испр. — К.: о-во «Знания», КОО, 2003. — С. 35.

^[2]  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 27.

^[3]  Там же. - С. 2, п. 28.

^[4]  Там же. - С. 2, п. 29.

^[5]  Там же. - С. 2, п. 25.

^[6]  Там же. - С. 2, п. 26.

^[7]  Большой энциклопедический словарь. - М., 1991. - С. 526.

^[8]    ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 34.

^[9] См.: ГОСТ 17914-72. Обложка дел длительного хранения. Типы, размеры, техни­ческие требования. - М., 1972.

^[10] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М, 1998.-С. 2, п. 34.

^[11] ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998. -С. 2, п. 34.

^[12] Там же. - С. 2, п. 39.