ЛЕКЦИЯ № 1. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

1.     Понятие о документах, способах документирования

2.     Носители информации и функции документа

1. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксиро­ванный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «до­кумент, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»^[1].

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глу­бокой древности. Если рассматривать это в историческом аспекте, то можно проследить, как менялись способы фиксирования информации на материальном носителе и соответственно сами носители. Для фик­сирования и передачи информации во времени и пространстве при­менялись различные способы - от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, мик­рофильмирования, голографии, применения лазерной и компьютер­ной техники. Происходило это потому, что менялись носители инфор­мации - сначала это были береста, папирус, затем бумага, фотоплен­ки (фотобумага), магнитные дискеты, лазерные диски и др.

Запись информации на различных носителях по установленным пра­вилам называется документированием^[2] и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использовани­ем соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, пред­писывается законами и нормативными правовыми актами.

Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации и защите информации» (с изм. от 10 янва­ря 2003 г.) устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с други­ми ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хра­нения и использования информационных ресурсов, в частности: поря­док документирования информации; право собственности на отдель­ные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации.

Данным законом (ст. 5) также установлено, что «документирова­ние информации является обязательным условием включения инфор­мации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государствен­ной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стан­дартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Фе­дерации».

Документирование, т. е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это «документ, созданный ли­цом вне сферы его служебной деятельности или выполнения обществен­ных обязанностей»^[3].

Официальный документ - это «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установлен­ном порядке»^[4].

Официальный документ обладает необходимым для управленчес­кой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа пред­полагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредствен­но, или всех участников управленческих действий (органов управле­ния, их структурных подразделений, общественных организаций, дол­жностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «юридическая сила документа: свой­ство официального документа, сообщаемое ему действующим зако­нодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»^[5].

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосу­дарственные правила его составления и оформления.

2. Документы выступают в качестве непременного элемента управлен­ческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей поли­функциональности, т. е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1)      информационные функции (собственно информационная, соци­альная, политическая и коммуникативная);

2)      функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3)      функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Информационная функция обусловлена тем, что в документе про­исходит материализация информации и она присуща всем без исклю­чения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - при­чина появления любого документа.

Итак, фиксация и передача информации во времени и пространстве, а следовательно, сохранение зафиксированной информации, возмож­ность ее использования (доступность) составляют основное содержа­ние информационной функции.

Документы, выполняя информационную функцию, обладают опре­деленной информационной емкостью (информационным потенциалом), т.е. характеризуются определенным количеством и качеством инфор­мации. Информационная емкость документа определяется такими пока­зателями, как полнота, оптимальность и актуальность информации.

Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т. е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции. На изучении социальной информации базируются такие науки, как история, источниковедение и др.

В принципе каждый документ может выполнять социальную функ­цию, так как он возникает в силу определенной общественной потреб­ности. Однако значение того или иного документа, выполняющего со­циальную функцию, может быть различным. Распорядительные доку­менты (постановления правительства, например) имеют большее значение, чем справка с места работы, выданная гражданину.

Государственные стандарты по оформлению документов также вы­полняют социальную функцию, так как ориентированы на использова­ние определенных средств обработки документов, указывающих на известную ступень технического развития, достигнутого страной (от­раслью). Документы могут не только отражать процессы, происходя­щие в обществе, но и влиять на общественное развитие.

Каждый документ может дать представление об определенной от­расли деятельности, характеристику социальных отношений. Но эта характеристика будет неполной, если изучать единичные документы. Социальность и точность информации возрастает, если единичный до­кумент сравнить с другими группами однотипных документов, кото­рые относятся к одной отрасли деятельности, к одному периоду во вре­мени и в пространстве.

Социальная функция документа может проявляться и в характерис­тиках личности в ее социальных аспектах, т. е. в отражении деятельно­сти, места, роли той или иной личности (как существа общественного) в определенной социальной структуре.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Так, первые Декреты советской власти выполняли не только социальную, но и политическую функцию, так как оказали влияние и на политические, и на социальные процессы. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

Коммуникативная функция документа состоит в передаче инфор­мации во времени и пространстве. Ее можно рассматривать и как част­ный информационный случай, так как ее содержание - это организа­ция и поддержание информационной связи между индивидуумами в обществе, между различными элементами общественной структуры. С помощью этой функции документа происходит обмен идеями, сведе­ниями, эмоциями, причем обмен этот может быть односторонним, дву­сторонним, многосторонним.

Односторонний обмен может происходить с помощью документов, ориентированных в одном направлении - сверху вниз (от законодателя к исполнителю).

Двусторонний обмен происходит с помощью документов, тесно свя­занных между собой (договорные документы, служебная переписка и др.).

Многосторонний обмен информацией происходит с помощью доку­ментов, рассчитанных на информирование всего общества (декреты, декларации, кодексы, законы и т. п.).

В настоящее время резко возросли коммуникативные возможности документа, так как резко увеличились скорости передачи информации и круг ее пользователей с помощью Интернета, E-mail (электронной почты) и др. В дальнейшем роль коммуникативной функции будет только возрастать, так как ежегодно увеличиваются объемы информации, чис­ло пользователей, меняется технология документационного обеспече­ния управления.

В управленческой функции документ выступает как средство уп­равленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, со­зданные для целей управления и в процессе его реализации, для обес- печения процесса принятия решения. Документы, обладающие управ­ленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систе­матизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справ­ках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленчес­кие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управле­ния.

В правовой функции документ выступает как регулятор различ­ных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предпри­ятия, организации. Правовая функция документа выражается в фикса­ции, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

Существует две группы документов, наделенных правовой функци­ей:

1)      изначально обладающие ею;

2)      приобретающие ее на время.

В первую группу можно включить документы, устанавлива­ющие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотноше­ния или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты пред­ставительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты ор­ганов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), су­дебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты управления, издаваемые учреждениями, организациями, предприятиями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоря­жения, положения, уставы, инструкции, правила и др.), а также свиде­тельствующие о правоприменительной практике. Сюда же входят: до­говорные документы, т. е. документы, фиксирующие договорные отно­шения; документы, не обладающие признаками правовых актов, непосредственно вызывающих, изменяющих или прекращающих пра­воотношения, но имеющих определенный правовой статус (метричес­кие свидетельства, паспорта, дипломы, аттестаты, удостоверения лич­ности и т. п.), а также оправдательные финансовые документы (акты, накладные, платежные поручения и др.).

Ко второй группе можно отнести документы, которые могут быть предъявлены как доказательства в суде, органах следствия, про­куратуре, нотариате, арбитраже и органах управления. Например, на основе протокола заседания аттестационной комиссии происходит из­дание приказа об утверждении разряда оплаты труда по Единой тариф­ной сетке (ETC) сотруднику. В силу определенных обстоятельств доку­мент может быть доказательством, т.е. временно обладать правовой функцией.

Неправовая документация используется как основание для приня­тия правовых актов. Так, плановая документация может быть основа­нием для принятия распорядительного документа, которым она утвер­ждается.

На основе документов, наделенных правовой функцией, возникают определенные правоотношения - административные, трудовые.

Учетная функция документа характеризует прежде всего количе­ственную сторону содержащейся в документе информации. С помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйствен­ной деятельности государства, его органов власти и управления. Доку­менты, обладающие учетной функцией, как правило, имеют унифици­рованные формы, утвержденные государственными органами, в кото­рых заранее разработана определенная структура представления информации.

Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оператив­ный - находят свое выражение путем составления статистических, фи­нансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информаци­онно-справочных документов. Учет необходим не только для выраже­ния количественных характеристик, но и для анализа, контроля, доказательства истины. Учетные документы могут быть первичными, сводными. Они нагляднее других документов показывают стадии пре­образования информации и ее использования.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи куль­турной традиции, культурного наследия. В документах отражается ин­формация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, навыках, мораль­ных нормах, менталитете (образе мышления), ценностных ориентациях и др. В этом смысле документ может быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию.

Культурную функцию документа лучше всего выполняет комп­лекс документов, характеризующих определенную область деятель­ности (технику, науку, живопись и др.). Анализируя такой комплекс документов, можно проследить специфику научного и художествен­ного творчества, моральные и эстетические принципы на опреде­ленном этапе, развитие и изменение традиций, обычаев, норм пове­дения и др.

Документ также выполняет функцию исторического источника.

Эта функция документа изучается такими науками, как источниковеде­ние и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен. Качество документа для исторической науки бу­дет определяться точностью, конкретностью, новизной и полнотой ин­формации, а также юридической, политической и культурной значимо­стью документа.

Таким образом, документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна.

В управленческих документах преобладает управленческая функ­ция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исто­рического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную, а действенность, нормативное и регулятивное значение утрачиваются. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

Функции, носящие оперативный характер, время действия которых ограничены (политическая, коммуникативная, управленческая, право­вая, учета), вытесняются функциями, имеющими постоянный характер (информационная, культурная, социальная, исторического источника).

Контрольные вопросы к практическим занятиям

1.       Каким нормативным документом регламентируются основные термины в области делопроизводства?

2.       Что включает в себя понятие «документ»?

3.       Какие языки и способы документирования вы знаете?

4.       Назовите современные виды носителей информации.

5.       Каким законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов?

6.       Чем отличается документ личного происхождения от официального до­кумента?

7.       Что обуславливает юридическую силу официального документа?

8.       Что понимается под полифункциональностью документа?

9.       Назовите основные блоки (группы) функций документа. Чем характери­зуется каждый блок?

10.  Как меняется действие функций во времени?

---

^[1]  ГОСТ Р 51141 -98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М, 1998.-С. 1,п. 3.

^[2]  Там же. - С. 2, п. 32.

^[3]  ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 2, п. 22.

^[4]  Там же. -С. 2, п. 23.

^[5]  Там же. -С. 2, п. 25.